BYBEN gaat zorgvuldig en terughoudend om met persoonsgegevens. Deze verklaring beschrijft welke persoonsgegevens via byben.nl en bij een eerste zakelijk contact worden verwerkt, voor welke doelen en op welke grondslag.
Verwerkingsverantwoordelijke
Verwerkingsverantwoordelijke is Biltstaete Management Solutions B.V., handelend onder de naam BYBEN Boardroom Advisory. Voor vragen over privacy of persoonsgegevens kun je contact opnemen via info@byben.nl.
Welke gegevens verwerken we?
Wanneer je het contactformulier gebruikt of rechtstreeks contact opneemt, verwerken we de gegevens die je zelf verstrekt, zoals naam, e-mailadres, organisatie, telefoonnummer en de inhoud van je bericht. De website en hostingomgeving kunnen daarnaast technisch noodzakelijke server- en beveiligingsgegevens verwerken, zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina en browserinformatie.
Het contactformulier slaat de inhoud van een inzending niet als formulierrecord op in de WordPress-database. De inzending wordt per e-mail naar BYBEN verzonden. Voor misbruikpreventie gebruikt de website tijdelijk een niet rechtstreeks leesbare hash die van het IP-adres is afgeleid.
Doelen en AVG-grondslagen
- Contact en mogelijke opdracht: om op een verzoek te reageren en op verzoek stappen te zetten voorafgaand aan een eventuele overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG) en, waar dat passender is, op basis van het gerechtvaardigde belang om zakelijke vragen zorgvuldig te behandelen (artikel 6 lid 1 onder f AVG).
- Website- en informatiebeveiliging: om misbruik, fraude, ongeautoriseerde toegang en technische verstoringen te voorkomen en te onderzoeken, op basis van het gerechtvaardigde belang van BYBEN bij een veilige website en communicatie (artikel 6 lid 1 onder f AVG).
- Wettelijke verplichtingen: wanneer verwerking noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen (artikel 6 lid 1 onder c AVG).
Bewaartermijnen
Een eerste contact dat niet tot een opdracht leidt, wordt in beginsel niet langer dan 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact bewaard, tenzij langer bewaren noodzakelijk is voor een concreet geschil of wettelijke verplichting. Gegevens die onderdeel worden van de zakelijke of fiscale administratie worden bewaard zolang de toepasselijke wettelijke bewaarplicht dat verlangt; voor fiscale basisgegevens is dat in Nederland in beginsel 7 jaar. Technische en beveiligingslogs worden niet langer bewaard dan nodig voor beveiliging, foutonderzoek en misbruikpreventie, binnen de bewaartermijnen van de hosting- en technische dienstverlening.
Ontvangers en verwerkers
Persoonsgegevens worden niet verkocht. Voor hosting, e-mail, back-up en noodzakelijke technische dienstverlening kan BYBEN gebruikmaken van dienstverleners die gegevens in opdracht verwerken. Waar een partij als verwerker optreedt, worden de vereiste afspraken over verwerking en beveiliging vastgelegd. BYBEN beperkt toegang tot personen en dienstverleners die deze voor hun taak nodig hebben.
Doorgifte buiten de EER
Wanneer een technische dienstverlener persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een geldige AVG-grondslag en passende waarborg bestaat, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of toepasselijke standaardcontractbepalingen. De feitelijke leveranciers en hun verwerkingslocaties worden periodiek beoordeeld.
Cookies en analytics
De huidige BYBEN-website gebruikt geen marketing- of advertentietracking en heeft geen publieke analytics-oplossing ingebouwd. Er worden vanuit BYBEN daarom geen niet-noodzakelijke trackingcookies geplaatst. Technisch noodzakelijke cookies of vergelijkbare opslag kunnen zonder toestemming worden gebruikt wanneer zij noodzakelijk zijn voor de werking of beveiliging van de website. Wanneer de technische inrichting verandert, wordt opnieuw beoordeeld of toestemming en een cookiebanner nodig zijn.
Beveiliging
BYBEN treft passende technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard en omvang van de verwerking. Voor de website omvatten die onder meer versleutelde HTTPS-verbindingen, meerfactorauthenticatie voor beheer, beperking van technische aanvalsvlakken, beveiligingsheaders, toegangsbeperking, actuele software en back-ups. Geen enkele internetdienst kan echter absolute beveiliging garanderen.
Geautomatiseerde besluitvorming
BYBEN gebruikt de via deze website ontvangen persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen heeft of je anderszins in aanmerkelijke mate treft.
Jouw rechten en klacht
Je kunt, voor zover de AVG dat in jouw situatie bepaalt, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van persoonsgegevens en bezwaar maken tegen verwerking. Stuur daarvoor een bericht naar info@byben.nl. Om misbruik te voorkomen kan BYBEN vragen je identiteit voldoende te verifiëren. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Vertrouwelijke informatie
Gebruik het openbare contactformulier bij voorkeur alleen voor een eerste beschrijving van het vraagstuk. Stuur via het formulier geen bijzondere persoonsgegevens, medische gegevens, wachtwoorden of andere zeer vertrouwelijke cliënt- of organisatie-informatie. Voor gevoelige informatie kan na het eerste contact een passender communicatiekanaal worden afgesproken.
Laatst bijgewerkt: 26 september 2026.